Consejos para enviar correo y evitar ser catalogado como spam

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Nuestro trabajo diario requiere el envío de múltiples correos: presupuestos, tarifas, facturas, … En muchas ocasiones debemos enviar un correo a una lista de destinatarios grande, y todos hemos sufrido, en mayor o menor medida, la problemática de que alguno de nuestros envíos llegue a la carpeta spam del destinatario (o directamente no llegue porque el servidor que lo recibe lo bloquea).

En este artículo queremos repasar algunos de los parámetros que influyen en que un correo pueda ser catalogado como spam, para así intentar evitarlos dentro de lo posible.

En primer lugar, y aunque pueda parecer obvio, lo más importante es tener una lista de contactos depurada y de calidad. Olvidémonos de comprar listas de mails para envío de publicidad, ya que además de no ser legal puede conseguir que muchos destinatarios nos marquen como spam, reduciendo nuestra reputación y por lo tanto la posibilidad de que nuestros envíos lleguen a destino. Siempre debemos ofrecer una alternativa para que aquellos destinatarios no interesados puedan dejar de recibir nuestros correos: es mejor que una persona decida que no desea recibir más correos, a no darle esa opción y que nos marque como spam, lo que sí influirá negativamente en las reglas que los servidores aplican para determinar si un correo es legítimo o no.

Si detectamos que alguno de nuestros contactos ha recibido un correo en la carpeta spam sería interesante que realizase estas dos acciones (que no dependen de nosotros, pero si tenemos buena relación con el destinatario podemos pedirle que las realice):

  • En primer lugar, desde su webmail, marcar el correo como nospam
  • En segundo lugar, añadir nuestro mail a su lista de contactos

Mediante ambas acciones le estamos diciendo a su servidor que somos “una fuente de confianza”, lo que reforzará las posibilidades de recibir nuevos correos (tanto para ese destinatario como para otros usuarios del mismo servidor)

Conviene evitar:

  • Envío de enlaces a sitios con mala reputación.
  • Insertar o adjuntar demasiadas imágenes, con poco texto en el cuerpo del mail.
  • Enviar imágenes muy pesadas
  • Usar mayúsculas donde no sea necesario (por ejemplo, todo el asunto del mensaje en mayúsculas)
  • Redactar en color rojo
  • En caso de envío desde pasarelas de envío: muchas herramientas email marketing (mailrelay, mailchimp,…) permiten envíos no autenticados. Los servidores modernos ven en esta práctica un claro indicio de spam, por lo que en caso de usar estos sistemas conviene configurar correctamente la autenticación (SPF)
  • Envío de ficheros ejecutables. Si fuese imprescindible enviar un fichero .exe deberemos enviarlo comprimido y encriptado con una contraseña fuerte que facilitaremos al destinatario
  • Envío de código HTML descuidado: usar Microsoft Word para diseñar un mail en formato HTML puede añadir formatos extra al código, lo que incrementa las posibilidades de ser considerado spam
  • Envío de mensajes sin asunto o sin cuerpo del mensaje (solo con un adjunto)
  • Enviar mails a destinatarios de los que nos hayan llegado correos devueltos, bien sea porque se trata de cuentas que ya no existen o porque se ha excedido el espacio en disco. Ambos casos son síntomas claros de que una cuenta está en desuso y por lo tanto que nuestra lista de destinatarios no está actualizada, lo que penalizará nuestros envíos.
  • Uso excesivo de signos de exclamación
  • Insertar Flash o JavaScript en el mensaje
  • Insertar formularios en el mensaje
  • Utilizar palabras que hacen saltar los filtros antispam: “free”, “guarantee”, “no obligation”, “gratis”, “descuento”. “50%”, “compra”, “gana dinero”, “beneficio”, “premio”, “urgente”, “has ganado”, “sexo”, “solteras”, “trabaja desde casa”,… En general palabras relativas a sexo, farmacia, lucro, descuento, gratuidad, drogas, beneficios excesivos,…
  • Errores ortográficos

Cuando realicemos envíos a listas de destinatarios grandes debemos considerar los siguientes aspectos:

  • Si utilizamos una herramienta de email marketing (como mailrelay), disminuir la velocidad de envío lo máximo posible, en función de la urgencia del mensaje y del número de destinatarios. Muchos servidores limitan el número de correos que se pueden enviar por hora (afectaría a nuestro servidor de salida) o el número de correos que se pueden recibir de un mismo destinatario por hora (afectaría en caso de envío a múltiples correos con el mismo dominio)
  • En caso de usar un cliente de correo (Outlook o similar) conviene dividir el envío del mensaje en grupos de no más de 50 destinatarios y espaciar en el tiempo el envío a cada grupo, y por supuesto, utilizar el campo CCO

La mayoría de servidores de correo electrónico disponen de algún software antispam (uno de los más conocidos es Spamassassin) que otorgan un cierto valor de spam a cada correo entrante, usando criterios similares a los anteriormente mencionados, y que si supera un valor configurado por el administrador rechazará el correo (o lo enviará a la carpeta de correo no deseado). También es posible introducir a mano blacklist (remitentes que siempre serán rechazados) o whitelist (remitentes que siempre serán aceptados), por lo que en caso de tener problemas a la hora de envío o recepción con algún mail concreto siempre podremos consultar con el administrador de nuestro servidor y solicitar que se permitan o se rechacen los mails de un remitente concreto.

Para terminar este artículo comentar que otro de los parámetros que siempre revisan los sistemas antispam es la reputación de la IP y el dominio de origen, de forma que si esa reputación es baja (normalmente porque con anterioridad ha sido clasificada/o como emisor de spam) el correo tendrá muchas posibilidades de no llegar a destino. Un caso típico se produce cuando un ordenador es infectado por algún virus, que genera spam hasta que nuestra IP es bloqueada por el servidor. En este caso habrá que realizar las acciones necesarias para solucionar el problema…. pero eso ya queda para otro artículo ;-)